保育園見学は、入園希望を出す園を決めるために行ないます。施設や保育の様子を間近に見ながら職員や先生から説明を受けることができるため、基本的には入園申し込みの前に実施します。
基本的には通年予約を受けつけている園が多いですが、園によっては「見学会」「説明会」と銘打って、日時がすでに指定されている園もあります。
月に1回しか日時を設けていない園などもありますので、見学したい園があれば早めに日程を確認するとよいでしょう。
見学をする際は事前に申し込みをして日程調整をする必要があります。
予約方法は、電話、メール、ウェブフォームなど園によってさまざまですので、必ず公式サイトで予約方法をチェックしましょう。
サイト上で園見学について何も記載されていない場合は「問い合わせ先」として公開されている電話番号やメールアドレスに連絡してみるのがよいでしょう。
ここでは、保育園見学をメールで申し込む際の例文とポイントを紹介します。
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【件名】 園見学のお願い 【本文】 ○○保育園 ご担当者様 お世話になります。〇〇市〇〇在住のナビ島と申します。 〇年4月に0歳児クラスの入園を検討しているため、 貴園の見学をさせていただきたくご連絡いたしました。 以下ご確認いただき、ご返信いただけますと幸いでございます。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ・名前：ナビ島 園太（現在0歳6カ月・男子） ・入園希望：0歳児クラス 令和〇年4月の入園を希望 ・見学希望：本人・母・父の3名 ・日程希望：〇月〇日もしくは〇日～〇日の間 ・その他：当日は車で行く予定でおります。駐車場等の利用は可能でしょうか。 以上になります。 お忙しいところ大変おそれいりますが、何卒お時間いただきたくお願い申し上げます。 どうぞよろしくお願いいたします。 ナビ島 園子（母） nabitamama@××mail.com 080‐0000‐0000 |
上記の例文をもとに、メールのポイントを見ていきましょう。
件名の書き方にも注意が必要です。大事なのは、メールの用件が一目で分かることです。この場合は「園見学の申し込み」であることが分かればよいでしょう。
「はじめまして」や「〇〇園様へ」などの上書きだけを件名に入れるパターンがありますが、一目で内容がが分からない件名だと、メール受信件数が多い園ほど確認が後回しにされることがあるかもしれません。
あて名として、最初に「相手の所属と名前」を書くのは、メールマナーの基本とされています。
担当者の名前が分かっていれば「〇〇保育園 〇〇様」となりますが、不明であれば「〇〇保育園 御中」もしくは「〇〇保育園 ご担当者様」でよいでしょう。
その下に1行あけて、例文のようにあいさつ文を入れましょう。まず自分の名前を名乗ります。この際に居住地を簡単に記入するとよいでしょう。
保育園には、保育士として就職活動をしている学生などが就活の一環として「園見学」をする場合があり、その申し込みをメールで行なうことが増えています。そのため「保育園見学」だけでは相手が混同してしまうことも考えられます。
これを防ぐために、同市内や近隣の地区在住者であることを最初に伝え、「〇年4月に0歳児クラスの入園を検討している～」と続けると、保活の見学であることが担当者にも明確になります。
あいさつ文の後に、保育園にとって必要と想定される情報を記載します。これを先に伝えておくことで、メールのやりとりが煩雑になることを防ぎます。
・子どもの性別と年齢
現在の年齢・月齢と、入園したい年齢を記載しましょう。
・当日保育園見学に行く予定者・人数
感染症対策などで人数制限をしている場合があります。あくまで希望として書きましょう。
・日程希望
希望日程は絞り込みすぎず、幅を広く持たせるほうがよいでしょう。時間帯も細かく指定すると日程調整が難しくなる可能性があるので、できるだけ控えましょう。
例文の書き方のほかにも「〇曜日か〇曜日」のように希望曜日をいくつか伝える、「×日以外」のように都合が悪い日を先に伝えておくという書き方でもよいでしょう。
・その他の質問
ほかに確認事項があれば先に聞いておきましょう。車、ベビーカー、自転車などで行く場合は、停める場所があるか確認しておくと後で困りません。
返信先として、必ず自分の名前、メールアドレス、電話番号を記入しましょう。これは、メールの最後に入る「署名」としてメーラーに登録しておくと便利です。
メールは、電話やチャットと違い、やりとりに大きくタイムラグが生じる・最終的な決定にたどりつくまで時間がかかるといった特徴があります。
チャットの感覚で伝える内容を小出しにしていると、いつまでもメールのやりとりが続くことになってお互いに負担となります。できるだけ少ないラリーで終わるよう心がけたいところです。
そのためのポイントとしては
・必要な情報や質問は、できるだけ最初のメールで相手に伝えておく
・情報や質問は文章にせず、箇条書きにする
このふたつを心がけると、簡潔で伝わりやすいメールになりトラブル防止にもなるでしょう。
相手から「〇月〇日〇時にお越しください」と日時決定の返信が来たら「〇月〇日〇時で承知いたしました」のように改めて日時を記載して返信するのも、お互いに間違いを防ぐポイントです。
なお、日時確定のメール返信が来たら、確認して終わりではなく必ず返信を送りましょう。
日程に問題がないこと、改めてよろしくお願いしますといった旨の内容を数行で手短かに返信することで、相手にもよい印象を与えることができます。
保育園見学の予約・申し込みをメールで行なう場合の注意点やメールマナーなどについて考えてきました。
幼児教育やお受験対策に力を入れているような認可外保育園などでは、メールでの印象が入園選考に影響する可能性がないとは言えません。
普段、仕事やプライベートでもメールを使用する機会が少ない方は、この機会に改めて敬語の使い方やマナーなどを確認してみるのもよいかもしれませんね。
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